Bir işletmede onlarca, hatta yüzlerce iş ekipmanı bulunabilir. Vinç, forklift, basınçlı hava tankı, kazan, elektrik tesisatı, yangından korunma sistemleri veya üretim makinelerinin kontrol tarihlerini ayrı ayrı takip etmek, yalnızca bir takvim oluşturmakla çözülebilecek bir iş değildir.
Asıl ihtiyaç; hangi ekipmanın kontrol kapsamında olduğunu, son kontrol tarihini, bir sonraki kontrol tarihini, ilgili raporu, varsa uygunsuzlukları ve yapılması gereken düzeltici faaliyetleri tek bir sistem üzerinden izleyebilmektir.
İyi kurulmuş bir periyodik kontrol takip sistemi, kontrol tarihinin yaklaşmasını hatırlatmanın ötesinde, işletmenin ekipman envanteri ile teknik muayene sürecini birbirine bağlar.
Periyodik kontrol takip sistemi neden gereklidir?
İş Ekipmanlarının Kullanımında Sağlık ve Güvenlik Şartları Yönetmeliği’nin güncel hükümlerine göre EK-III tablolarında yer alan ekipman veya ekipman grupları periyodik kontrole tabidir. Kontrollerin ilgili mevzuata göre yetkili kişiler tarafından gerçekleştirilmesi gerekir.
Buradaki temel yönetim problemi şudur: İşletme yalnızca “kontrol yaptırdım” bilgisini değil, hangi ekipmanın ne zaman ve hangi sonuçla kontrol edildiğini takip etmelidir.
Örneğin bir işletmede 15 forklift, 8 basınçlı kap ve farklı bölümlerde kullanılan elektrik tesisatları bulunuyorsa, yalnızca klasörlerde rapor saklamak yeterli olmayabilir. Bir ekipmanın kontrol tarihi geçtiğinde bunun fark edilmesi, raporun bulunması ve uygunsuzlukların kapatılıp kapatılmadığının görülebilmesi gerekir.
Bu nedenle takip sistemi üç temel soruya hızlı cevap verebilmelidir:
- Hangi ekipmanların kontrolü yapılmalı?
- Bir sonraki kontrol ne zaman?
- Önceki kontrolde tespit edilen eksiklikler giderildi mi?
İlk adım: İş ekipmanı envanteri oluşturmak
Takip sisteminin temelini iş ekipmanı envanteri oluşturur. Envanter oluşturulmadan hazırlanan bir kontrol takvimi eksik kalabilir.
Öncelikle işletmede bulunan ekipmanlar mümkün olduğunca ekipman bazında kayıt altına alınmalıdır.
Örnek bir envanter yapısı şöyle olabilir:
| Alan | Örnek bilgi |
|---|---|
| Ekipman türü | Forklift |
| Ekipman adı / tanımı | Dizel forklift |
| Marka / model | İşletme kaydı |
| Seri numarası | Ekipman kimliği |
| Bulunduğu bölüm | Depo |
| Lokasyon | Ana tesis |
| Son kontrol tarihi | 15.09.2026 |
| Bir sonraki kontrol tarihi | İlgili kriterlere göre |
| Kontrol kuruluşu / yetkili kişi | Kayıt |
| Rapor numarası | Rapor bilgisi |
| Sonuç | Uygun / uygunsuz |
| Uygunsuzluk | Varsa açıklama |
| Düzeltici faaliyet | Yapılacak işlem |
| Faaliyet durumu | Açık / kapalı |
| Rapor dosyası | PDF / elektronik kayıt |
Burada önemli nokta, envanteri yalnızca ekipman türü üzerinden oluşturmamaktır. Aynı türdeki ekipmanların ayrı ayrı izlenebilmesi gerekir.
Örneğin “forkliftler” şeklinde tek satır yerine her forkliftin kendi kimliği, seri numarası ve kontrol geçmişi bulunmalıdır.
Hangi ekipmanların takip kapsamında olduğunu belirleyin
Bu nedenle takip sisteminin ilk kontrol noktası, işletmedeki tüm ekipmanları otomatik olarak “periyodik kontrole tabi” kabul etmek olmamalıdır.
Ekipman envanteri oluşturulduktan sonra her ekipman için:
- EK-III kapsamında olup olmadığı,
- İlgili kontrol kriteri,
- Uygulanabilir standart,
- Üretici talimatı,
- Kontrol periyodu,
- Varsa özel koşullar
ayrı ayrı değerlendirilmelidir.
PROSAFETY’nin periyodik kontrol hizmet kapsamı içinde basınçlı kaplar, kazanlar, kaldırma ve iletme makineleri, elektrik tesisatı, yangından korunma sistemleri, endüstriyel raf ve kapılar, iş makineleri ile makine ve takım tezgâhları yer almaktadır. Ancak bir ekipmanın işletmede bulunması, tek başına aynı kontrol kapsamına veya aynı periyoda sahip olduğu anlamına gelmez. Ekipman bazında değerlendirme yapılması gerekir.
Kontrol tarihlerini yalnızca takvime yazmayın
Periyodik kontrol takip sistemlerinde en sık yapılan hata, yalnızca “son kontrol tarihi + bir yıl” mantığıyla ilerlemektir.
Oysa kontrol periyodu ekipmanın türüne ve uygulanması gereken mevzuat, standart ve diğer teknik kriterlere göre belirlenir. Bazı ekipmanlarda üretici talimatı veya özel koşullar da değerlendirmeye alınabilir.
Ayrıca periyodik kontrol ihtiyacı yalnızca takvimdeki tarihin gelmesiyle ortaya çıkmaz.
Yönetmelikte, güvenliğin kurulum ve montaj şartlarına bağlı olduğu ekipmanlarda kurulum sonrasında ve ilk kullanımdan önce; önemli bakım ve onarımlardan sonra ve seyyar olmayan ekipmanların yer değiştirmesi gibi durumlarda da periyodik kontrol yapılmasına ilişkin hükümler bulunmaktadır.
Bu nedenle takip sisteminde yalnızca “bir sonraki kontrol tarihi” değil, ekipmanın geçmişindeki önemli olaylar da kayıt altına alınmalıdır.
Takip sisteminde bulunması faydalı tarihler
- İlk kullanım / kurulum tarihi
- Son periyodik kontrol tarihi
- Bir sonraki kontrol tarihi
- Önemli bakım veya onarım tarihi
- Yer değişikliği tarihi
- Kaza veya güvenli kullanımı etkileyebilecek olay tarihi
- Uygunsuzluk kapatma tarihi
Böylece sistem, basit bir takvim olmaktan çıkıp ekipmanın kontrol geçmişini gösteren teknik bir kayıt haline gelir.
İSG-KATİP sözleşmesini takip sistemine dahil edin
Periyodik kontrol takip sisteminin önemli parçalarından biri de İSG-KATİP sözleşme sürecidir.
23 Aralık 2025 tarihli düzenlemeye göre işveren ile periyodik kontrol yapmaya yetkili kişi arasında, periyodik kontrol hizmeti gerçekleştirilmeden en geç bir gün önce İSG-KATİP sistemindeki örneğe uygun sözleşme düzenlenmesi ve karşılıklı olarak onaylanması gerekir.
Bu nedenle işletmenin kendi takip tablosunda veya dijital sisteminde şu alanların bulunması yararlı olur:
- Hizmet alınacak ekipman grubu
- Yetkili kişi / kuruluş
- Sözleşme tarihi
- Sözleşme durumu
- Saha kontrol tarihi
- Rapor durumu
Burada dikkat edilmesi gereken bir başka nokta da eski kaynaklardaki bilgilerle güncel mevzuatın karıştırılmamasıdır. Özellikle İSG-KATİP ve EKİPNET süreçleri 2025 yılında yapılan değişikliklerle yeniden düzenlenmiştir. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı da bu değişiklikleri ayrıca duyurmuştur.
PROSAFETY’nin periyodik kontrol hizmet sözleşmesi hakkında hazırladığı içerik bu konunun geçmiş uygulamasına ilişkin ayrıntılar içeriyor. Güncel uygulamada ise 23 Aralık 2025 tarihli düzenleme esas alınmalıdır.
Rapor yönetimi takip sisteminin parçası olmalı
Periyodik kontrol raporu alındıktan sonra yalnızca bilgisayarda bir klasöre kaydedilmesi, etkin bir takip sistemi için yeterli değildir.
Her raporun ilgili ekipmanla ilişkilendirilmesi gerekir.
Örneğin:
Forklift F-03 → 2026 periyodik kontrol raporu → Uygunsuzluk → Düzeltici faaliyet → Kapatma kaydı
şeklinde bir ilişki kurulabilir.
Bu yaklaşım sayesinde denetim sırasında belirli bir ekipmanın geçmiş kontrol kayıtlarına daha hızlı ulaşılabilir.
Güncel düzenlemede periyodik kontrol raporlarında kontrolü gerçekleştiren kişiye ait EKİPNET kayıt numarasının bulunması gerektiği de belirtilmektedir.
Elektronik ortamda saklama da sistemin önemli bir parçasıdır. Yönetmelik, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na uygun güvenli elektronik imza ile imzalanmış ve elektronik ortamda saklanan kayıtları geçerli kabul etmektedir.
Uygunsuzluk takibini kontrol tarihinden ayrı düşünmeyin
Bir periyodik kontrol takip sisteminin en değerli bölümlerinden biri uygunsuzluk yönetimidir.
Örneğin raporda bir ekipmanın güvenli kullanımını etkileyen eksiklik tespit edilmişse, yalnızca raporun “uygunsuz” olarak işaretlenmesi yeterli değildir.
Takip sisteminde şu sorular cevaplanabilmelidir:
- Uygunsuzluk nedir?
- Hangi ekipmanı ilgilendiriyor?
- Kim tarafından giderilecek?
- Planlanan tamamlanma tarihi nedir?
- Bakım veya onarım yapıldı mı?
- Yeniden kontrol gerekiyor mu?
- Uygunsuzluk kapatıldı mı?
Bu nedenle kontrol sonucunu yalnızca “uygun / uygunsuz” şeklinde tutmak yerine, gerekiyorsa düzeltici faaliyet sürecini de sisteme bağlamak daha sağlıklı bir yönetim sağlar.
Özellikle teknik müdür, bakım yöneticisi ve İSG profesyoneli açısından raporun değeri yalnızca arşivlenmesi değil, tespitlerin işletme içinde takip edilmesidir. PROSAFETY’nin otellerde periyodik kontrol planlaması üzerine hazırladığı güncel içerikte de ekipman bazlı envanter ve rapordaki bulguların takip edilmesinin önemi vurgulanmaktadır.
Periyodik kontrol takip sistemi nasıl kurulabilir?
İşletmenin büyüklüğüne göre sistem Excel tablosu, kurumsal bakım yazılımı veya entegre bir dijital takip platformu üzerinden kurulabilir. Önemli olan kullanılan programdan çok, gerekli bilgilerin düzenli tutulmasıdır.
Basit bir takip sistemi için minimum alanlar
- Ekipman kimliği
- Ekipman türü
- Lokasyon
- Son kontrol tarihi
- Sonraki kontrol tarihi
- Yetkili kişi / kuruluş
- Rapor numarası
- Rapor dosyası
- Kontrol sonucu
- Uygunsuzluk
- Düzeltici faaliyet
- Faaliyet sorumlusu
- Termin tarihi
- Kapatma tarihi
- İSG-KATİP sözleşme durumu
Hatırlatma sistemi oluşturun
Kontrol tarihini yalnızca geldiği gün hatırlamak yerine işletmenin operasyonuna uygun ön bildirimler oluşturulabilir.
Örneğin:
60 gün kala → planlama
30 gün kala → hizmet ve saha organizasyonu
7 gün kala → son kontrol
Bu süreler mevzuatta belirlenmiş zorunlu bildirim süreleri olarak değerlendirilmemelidir. Bunlar işletmenin kendi iç planlaması için kullanılabilecek örnek hatırlatma aralıklarıdır.
Özellikle çok sayıda ekipmanın bulunduğu işletmelerde bu yaklaşım, aynı döneme yığılan kontrollerin daha erken planlanmasına yardımcı olabilir.
Denetim öncesinde hangi kayıtlar hazır olmalı?
Bir denetim veya iç kontrol sırasında yalnızca güncel raporların bulunması yerine, ekipmanların kontrol geçmişinin izlenebilir olması önemlidir.
İşletme kendi kontrolünü yaparken şu listeyi kullanabilir:
-
Güncel iş ekipmanı envanteri mevcut mu?
-
Periyodik kontrole tabi ekipmanlar belirlenmiş mi?
-
Her ekipmanın son kontrol tarihi kayıtlı mı?
-
Sonraki kontrol tarihleri ekipman bazında belirlenmiş mi?
-
İSG-KATİP sözleşme süreci tamamlanmış mı?
-
Raporlar ilgili ekipmanla eşleştirilmiş mi?
-
Raporlara hızlı erişilebiliyor mu?
-
Uygunsuzluklar kayıt altında mı?
-
Açık uygunsuzluklar için sorumlu kişi belirlenmiş mi?
-
Düzeltici faaliyetlerin tamamlanma durumu izleniyor mu?
-
Önemli bakım, onarım veya yer değişiklikleri kayıt altına alınıyor mu?
Bu kontrol listesi, özellikle birden fazla bölüm veya lokasyonda ekipman kullanan işletmelerde takip sisteminin eksik kalan noktalarını görmeye yardımcı olabilir.
Periyodik kontrol takip sisteminde sık yapılan hatalar
Sadece kontrol tarihini takip etmek
Ekipmanın kontrol tarihini bilmek önemlidir, ancak tek başına yeterli değildir. Rapor, uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet bilgileri de ekipman kaydına bağlanmalıdır.
Tüm ekipmanları aynı periyoda göre planlamak
Her iş ekipmanı için tek bir genel kontrol süresi varsaymak doğru değildir. EK-III, ilgili standartlar, üretici talimatları ve ekipmana özgü koşullar birlikte değerlendirilmelidir.
Raporları ekipman kimliği olmadan arşivlemek
“2026 forklift raporları” gibi genel klasörler, ekipman sayısı arttıkça geçmiş kayıtların bulunmasını zorlaştırabilir.
Uygunsuzluğu raporla birlikte kapatılmış kabul etmek
Bir uygunsuzluğun raporda yer alması, eksikliğin giderildiği anlamına gelmez. İşletmenin kendi düzeltici faaliyet sürecinde durum ayrıca takip edilmelidir.
Eski mevzuat bilgileriyle sistem kurmak
Periyodik kontrol mevzuatında yapılan değişiklikler nedeniyle eski dokümanlardan alınan bilgiler güncel uygulamayla örtüşmeyebilir. Özellikle İSG-KATİP, EKİPNET ve ekipman muayene kuruluşlarına ilişkin güncel hükümler kontrol edilmelidir.
İyi bir takip sisteminin temel mantığı
İşletmeler için uygulanabilir bir sistem aslında şu zincir üzerine kurulabilir:
Ekipman envanteri → Kapsam kontrolü → Periyot belirleme → İSG-KATİP süreci → Saha muayenesi → Rapor → Uygunsuzluk → Düzeltici faaliyet → Kapatma → Yeni kontrol tarihi
Bu zincirin herhangi bir halkası eksik kaldığında takip sistemi yalnızca bir tarih tablosuna dönüşür.
Bu nedenle periyodik kontrol planlamasında hedef, “kontrol tarihini kaçırmamak” kadar ekipmanın kontrol geçmişini ve tespit edilen eksiklikleri izlenebilir biçimde yönetmek olmalıdır.
İşletmenizde farklı ekipman grupları bulunuyorsa, öncelikle güncel ekipman listenizi çıkararak hangi ekipmanların PROSAFETY’nin periyodik kontrol hizmet kapsamına girdiğini ekipman bazında değerlendirebilirsiniz. PROSAFETY, TÜRKAK tarafından TS EN ISO/IEC 17020 kapsamında akredite A tipi muayene kuruluşu olarak periyodik kontrol hizmetleri sunmaktadır.
Sıkça Sorulan Sorular
Periyodik kontrol takip sistemi zorunlu mudur?
Mevzuatta her işletme için belirli bir Excel, yazılım veya takip programı kullanma zorunluluğu şeklinde genel bir hüküm bulunmaz. Ancak işverenin periyodik kontrolleri mevzuata uygun şekilde yaptırması ve gerekli kayıtları muhafaza etmesi gerekir. Bu nedenle işletmenin kendi ihtiyaçlarına uygun bir takip sistemi kurması, sürecin yönetilebilir ve izlenebilir olmasını sağlar.
Periyodik kontrol tarihleri nasıl belirlenir?
Kontrol tarihi ekipmana göre belirlenir. EK-III’teki ilgili hükümler, uygulanabilir standartlar, üretici talimatları ve ekipmanın çalışma koşulları birlikte değerlendirilmelidir. Bu nedenle bütün ekipmanlar için tek bir genel tarih veya periyot kabul edilmemelidir.
İSG-KATİP sözleşmesi periyodik kontrol takip sisteminde neden izlenmelidir?
Güncel düzenlemeye göre EK-III kapsamındaki periyodik kontrol hizmetinde işveren ile periyodik kontrol yapmaya yetkili kişi arasında hizmet gerçekleştirilmeden en geç bir gün önce İSG-KATİP üzerinden sözleşme düzenlenmesi ve karşılıklı onaylanması gerekir. Bu nedenle sözleşme durumu da işletmenin hizmet planlamasında takip edilmelidir.
Periyodik kontrol raporu ne kadar süre saklanmalıdır?
İşveren, periyodik kontrol sonuçlarını yetkililer tarafından istendiğinde gösterilebilecek şekilde uygun biçimde saklamalıdır. Yönetmelik, şartlarına uygun güvenli elektronik imza ile imzalanmış ve elektronik ortamda saklanan kayıtları da geçerli kabul etmektedir.
Periyodik kontrolde uygunsuzluk çıkarsa ne yapılmalıdır?
Uygunsuzluğun niteliğine göre düzeltici faaliyet planlanmalı ve giderilme durumu takip edilmelidir. Güvenli kullanımı etkileyen durumlarda ekipmanın kullanımına ilişkin karar, ilgili teknik kriterler ve kontrol sonucuna göre verilmelidir.
EKİPNET ile işletmenin periyodik kontrol takip sistemi aynı şey midir?
Hayır. Güncel Yönetmelikte EKİPNET, periyodik kontrollerle ilgili iş ve işlemlerin kayıt, takip ve izlenmesi amacıyla İSG-KATİP içerisinde yer alan modül olarak tanımlanmaktadır. İşletmenin kendi ekipman envanteri ve kontrol takip sistemi ise bunun yanında kullanılan iç yönetim aracıdır.
About the Author: Nurcan Aslan
